Guía práctica para organizar la facturación, gastos e impuestos en 2025 y cómo simplificarlo con Cegid Contasimple
La gestión de la facturación y la contabilidad puede ser un desafío para cualquier autónomo, pyme o asesoría. Entre facturas que hay que emitir, gastos que registrar y obligaciones fiscales que cumplir, es fácil perder tiempo y cometer errores. En 2025, con normativas como Verifactu y TicketBAI en vigor, trabajar de forma ordenada y digitalizada ya no es solo recomendable: es imprescindible.
En esta guía vamos a recorrer, paso a paso, cómo organizar correctamente todos estos procesos y cómo una plataforma como Cegid Contasimple puede centralizar el trabajo para ahorrar horas y ganar en seguridad.
Paso 1: Registro correcto y ágil de facturas
El punto de partida es siempre la facturación. Emitir facturas claras, con todos los datos exigidos por ley y en el momento adecuado es fundamental para mantener el control del negocio y cumplir la normativa.
Un error frecuente es llevar las facturas en hojas de cálculo dispersas o en plantillas sin control de versiones. Esto no solo aumenta el riesgo de equivocarse, sino que complica cumplir con requisitos como el envío de datos a Hacienda bajo Verifactu.
Con Cegid Contasimple, cada factura se crea y registra en un entorno seguro y actualizado, permitiendo incluso el envío automático a la administración cuando así lo exige la ley.
Paso 2: Control de gastos desde el primer momento
Tan importante como la facturación es el registro de gastos. Dietas, compras, suministros o servicios contratados deben quedar reflejados de forma clara para conocer el margen real del negocio y deducir correctamente el IVA y otros impuestos.
En lugar de acumular tickets en papel o guardarlos en carpetas sin clasificar, lo ideal es digitalizar y clasificar cada gasto en el momento en que se produce. Las soluciones avanzadas permiten asociar el justificante a la operación y calcular automáticamente su impacto fiscal.
Esta trazabilidad es clave para cualquier actividad, desde un comercio local que necesita controlar sus facturas y tickets, hasta sectores específicos como el inmobiliario, donde un software de gestión inmobiliaria permite centralizar facturación, gastos e impuestos de forma precisa.
Paso 3: Preparación y presentación de impuestos
En España, los modelos tributarios requieren precisión y puntualidad. Desde las declaraciones trimestrales hasta los resúmenes anuales, la información debe cuadrar con los registros de facturas y gastos. Uno de los más relevantes es el resumen anual de IVA, y conocer Qué es el Modelo 390 ayuda a comprender qué datos hay que presentar y cómo prepararlos correctamente.
La forma más segura de evitar discrepancias es trabajar con un sistema que extraiga automáticamente los datos de la facturación y los gastos, generando los modelos oficiales listos para presentar. Esto ahorra tiempo y minimiza el riesgo de errores que puedan derivar en sanciones.
Paso 4: Gestión de inventario y control de stock
Para negocios que venden productos físicos, llevar un control de inventario es igual de importante que registrar las operaciones financieras. Conocer las existencias en tiempo real evita roturas de stock, permite planificar compras y facilita el cierre contable. Cegid Contasimple integra este control dentro de la misma plataforma, lo que significa que las ventas y compras actualizan automáticamente el inventario, sin necesidad de sistemas externos ni duplicidad de datos.
Paso 5: Gestión de clientes y proveedores
Centralizar la información de clientes y proveedores no solo agiliza la facturación y la comunicación, también mejora la capacidad de análisis del negocio. Saber quién paga puntualmente, qué proveedores ofrecen mejores condiciones o cuáles son los clientes más rentables es información estratégica. En este aspecto, trabajar con una solución que vincule cada factura, gasto o presupuesto al contacto correspondiente facilita las relaciones comerciales y optimiza la negociación.
Paso 6: Adaptación a la normativa (Verifactu y TicketBAI)
Cumplir con normativas como Verifactu y TicketBAI ya no es opcional para miles de negocios. Estos sistemas buscan garantizar la trazabilidad de las operaciones y combatir el fraude, obligando a que las facturas se envíen o se registren bajo criterios técnicos específicos.
Cegid Contasimple está preparado para trabajar con ambos, evitando que el usuario tenga que preocuparse por la parte técnica. La plataforma se actualiza de forma continua para adaptarse a cualquier cambio legal, lo que garantiza que el negocio siga funcionando sin interrupciones.
Paso 7: Ventajas para asesorías y gestorías
Para las asesorías y gestorías, trabajar con datos dispersos que llegan por correo o en papel es poco eficiente. Con Cegid Contasimple, pueden ofrecer el software bajo su propia marca, permitiendo que sus clientes registren la facturación y los gastos directamente en la plataforma. Esto reduce tareas repetitivas, mejora la comunicación y libera tiempo para un asesoramiento más estratégico y de mayor valor añadido.
Paso 8: Seguridad y accesibilidad
La información financiera es uno de los activos más valiosos de cualquier empresa. Por eso, almacenar los datos en la nube, con copias de seguridad automáticas y cifrado, ofrece una tranquilidad que el soporte físico no puede garantizar. El acceso desde cualquier dispositivo conectado a internet, las firmas digitales y la validación legal de los documentos completan un sistema pensado para dar seguridad y flexibilidad a partes iguales.