¿Cómo influye la facturación electrónica, impulsada por la ley Crea y Crece y las soluciones de CEGID, en el sistema de gestión de documentos financieros?
La revolución digital está abarcando cada rincón del contexto empresarial, y la gestión de documentos financieros no escapa de ello. Esta transformación ha adquirido impulso por dos grandes esfuerzos que son, la facturación electrónica obligatoria por parte de la Ley
Crea y Crece, y las soluciones de gestión que propone CEGID.
La colaboración de ambos está modificando la forma en que las empresas realizan sus operaciones, asegurando un futuro con mayor control, transparencia y eficiencia. A continuación, se muestran más detalles sobre la actuación de la Ley Crea y Crece y el
CEGID en los sistemas de gestión de documentos financieros:
La Ley Crea y Crece actúa como un catalizador de la transformación digital
La Ley Crea y Crece, también conocida como Ley 18/2022 o nueva ley de factura electrónica es una norma que implementó el gobierno de España como parte de una estrategia de Recuperación y Resiliencia. El objetivo de la misma es incentivar la generación y desarrollo empresarial, y una de las claves para lograrlo es mediante la gestión de facturas electrónicas.
Dicha ley indica que es obligatorio que los negocios y autónomos emitan y reciban facturas digitales como justificación de cada operación comercial realizada. Su implementación total en el territorio nacional espera ser culminada en 2026.
Esta medida tiene varios beneficios, primero está la eliminación del uso de papel al emitir facturas electrónicas, así como una reducción del coste de impresión, envío o almacenamiento. No solamente se trata de una mejora económica, sino de un camino que va hacia la gestión sostenible y amigable con el medioambiente.
Segundo, los procesos se vuelven más ágiles al permitir la automatización en la recepción o emisión de facturas, reduciendo tiempos de operación de forma significativa. Esto permite que las organizaciones y autónomos tengan la oportunidad de enfocarse en otras actividades que son clave para el crecimiento. Ya no será necesario colocar datos de forma manual, conciliar facturas o escanear documentos financieros con procedimientos tediosos.
Sin embargo, uno de los beneficios más importantes de la ley crea y crece es la transparencia que se logra. Pues, Hacienda tendrá acceso directo a las facturas en tiempo real, lo que impedirá la manipulación arbitraria de información en cumplimiento del reglamento ley antifraude.
Esta medida no solamente permite que la recaudación de impuestos sea más efectiva, sino que permite crear un ambiente empresarial competitivo y justo, donde todos tienen los mismos derechos.
CEGID y su participación en la transición hacia la facturación electrónica
La generación de facturas electrónicas no es una alternativa, es algo obligatorio según la ley. Por lo tanto, debe ser considerada como una forma de simplificar los procesos e incrementar la productividad.
Es precisamente allí donde toman protagonismo las soluciones que ofrece CEGID. Este referente global en cuanto a software de gestión empresarial ofrece los recursos necesarios para implementar la facturación electrónica sin complicaciones.
La ventaja principal de CEGID es que puede integrar la facturación electrónica con módulos de gestión, relaciones con usuarios, proyectos y contabilidad.
Esta combinación de posibilidades facilita el flujo de la información dentro de una organización, logrando que se almacene de forma automática en el sistema contable, sin necesidad de recurrir a procedimientos manuales. No solamente se trata de ahorrar tiempo, sino de disminuir la cantidad de errores humanos.
También, es importante destacar que las soluciones de CEGID se han creado para cumplir con lo establecido por la Ley Crea y Crece en términos de facturación electrónica. De este modo, las empresas pueden estar seguras de que trabajar con CEGID hará que sus facturas cumplan con las normas vigentes en España.
CEGID también tiene herramientas para conocer el ciclo de vida de cada factura, estableciendo un registro desde su emisión hasta el archivado y consulta, simplificando las labores antes una auditoría.
Los procesos de gestión de documentos ahora serán más simples
Con la modernización que trae consigo la facturación electrónica por medio de la Ley Crea y Crece y CEGID, se podrán ejecutar tareas administrativas de forma rápida. Por ejemplo, ya no será necesario preparar facturas, el sobre, hacer el envío postal a Hacienda, esperar la confirmación de recepción, agregarla manualmente al sistema y archivarla.
Ahora, todo cambia de forma radical, la factura se genera de forma digital, y es firmada y enviada a Hacienda en pocos segundos, todo mediante las soluciones de CEGID. Así, el destinatario carga automáticamente todo al sistema para hacer el procesamiento, validación y archivado correspondiente.
Gracias a esto, las tareas repetitivas darán un paso al lado, dejando al personal de las empresas libre para dedicarse a otras actividades cruciales o estratégicas.
¿Cómo hacer una transición exitosa?
Para lograr una transición clave hacia la facturación electrónica, es necesario planificarse con cuidado. Por lo tanto, se mencionan una serie de pasos a seguir que asegura el éxito de esta operación:
- Detectar las necesidades. Antes de optar por una nueva solución, es necesario conocer qué necesita la empresa o negocio. También hay que tomar en cuenta la cantidad de facturas a emitir, qué tan complejo es el proceso y si se puede integrar con sistemas antiguos que están ya implementados.
- Seleccionar un proveedor fiable. Se deben acudir a soluciones verificadas y que cumplan con lo establecido por la Ley 18/2022, tales como las de CEGID, las cuales tienen soporte técnico, cumplen la norma y se actualizan de forma regular.
- Capacitar al personal. El equipo de trabajo debe conocer cómo usar la nueva plataforma y los cambios que implica. El nivel de adopción de la facturación electrónica dependerá del nivel de comprensión y disposición del personal.
- Comunicarse con clientes y proveedores. Hay que indicarle a los socios y clientes sobre la transición hacia la gestión de facturas electrónicas, así como lo que implica, dándoles el asesoramiento adecuado.
- Hacer pruebas. Antes de ejecutar la plataforma a gran escala se debe probar previamente para verificar errores y solucionarlos.
- Actualizaciones. Es necesario estar al tanto de las normas vigentes y si el software sigue cumpliendo con lo establecido.
